кратко | зачем

Краткая теория о бизнес-процессе (процессе)

Подход к управлению организацией как управлению функционально разделенными отделами в современном мире не является эффективным. Современный подход управления - это управление бизнес-процессами.
Например, стандарт ISO 9001:2000 требует использовать процессный подход к управлению организацией.

Бизнес-процесс - устойчивая, целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности (последовательность работ), которая по определенной технологии преобразует входы в выходы по определенным правилам с помощью определенных механизмов.

Рисунок 1 - Схема описания процесса

В качестве входа процесса может быть информация (документ), товарно-материальная ценность или сотрудник (обычно, это процессы отдела кадров).
В качестве выхода процесса могут быть все те же элементы, что и на входе, но уже преобразованные в определенное состояние в результате выполнения процесса.
Управление процесса - как правило информация, которая определяет правила преобразования входов в выход.
Механизм процесса - то, что преобразует вход в выход. Механизмами, как правило, являются сотрудники (структурные подразделения) организации и техника, на которой они работают (станки, оргтехника).

Рисунок 2 - Схема описания процесса

Выход одного процесса может быть входом (управлением, механизмом) для другого или быть использован клиентом организации.

Рисунок 3 - Взаимодействие процессов

У каждого процесса есть Владелец — лицо, имеющее полномочия, необходимые для организации работ по процессу и отвечающее за результат его выполнения.

Приведенный пример отображает бизнес-процесс в нотации IDEF0. Это один из вариантов графического отображения процесса. Концептуальную схему управления процессом можно отобразить следующим образом:

Рисунок 4 - Концептуальная схема управления процессом
(Бизнес-процессы: Регламентация и управление: Учебник. В.Г. Елиферов, В.В. Репин - М.: ИНФРА-М, 2004. - 319 с.)

Зачем необходимо описание бизнес-процессов?

Помимо того, что описание бизнес-процессов организации могут требовать различные стандарты, описание процессов приносит следующие выгоды:

• В процессе описания выясняется истинная процедура протекания процесса, и выясняются проблемные места.
  Итог: вы ясно представляете, с чем имеете дело.
   
• Описание процессов подразумевает, что информация о процессе будет зафиксирована и одинаково понятна для всех участников процесса.
  Итог: все говорят на одном языке.
   
• Информация о процессе заносится на один из носителей (бумажный или электронный).
  Итог: с уходом сотрудника Вы не теряете знание о том, в какой последовательности и как необходимо выполнять работ и с легкостью передаете эти знания новым сотрудникам.
   
• Описание процесса позволяет четко разграничить сферы ответственности между сотрудниками.
  Итог: сотрудник знает, что именно он делает; от кого что получает; в каком виде получает; в какие сроки выполняет работу; кому, когда и что передает; за что отвечает.
   
• Описанный процесс позволяет увидеть движение документов, товарных ценностей в организации.
  Итог: 1) можно наилучшим образом подготовиться к автоматизации системы управления организацией; 2) можно выявить неоптимальные пути движения документов и материальных ценностей.
   
• Описанный процесс позволяет определить наиболее значимые ресурсы для организации и степень их использования.
  Итог: четкая картина по используемым ресурсам создает благоприятную почву для качественного снабжения организации.
   
• Четко описанный процесс позволяет поставить конкретные цели для его измерения.
  Итог:
  1) можно количественно измерять происходящие процессы;
  2) ставить верные и четкие мотивы для сотрудников организации, и происхождение критериев прозрачно видно для всех.